Menjadi Sekretaris Professional

Halo, perkenalkan nama saya Ni  Made Arini.

Saya adalah salah satu siswa aktif di SMK Negeri 1 Tabanan, saya kelas X OTKP1. Kali ini saya akan bercerita mengenai profesi sekretaris. Ayo kita simak bersama.

Kalian mungkin masih awam atau bingung mendengar  jurusan  OTKP. Jurusan ini sudah ada sejak lama namun baru berubah nama dari AP (Administrasi Perkantoran) menjadi  OTKP (Otomatisasi Tata Klola Perkantoran) . Iya betul, jadi pada jurusan OTKP kita akan belajar bagaimana menjadi seorang sekretaris yang baik dan profesional.

Apakah kalian tau :

• Pengertian sekretaris?
• Fungsi sekretaris?
• Peran sekretaris terhadap atasan dan peran sekertaris terhadap bawahan “pimpinan” ?
• Tugas seorang sekretris ?
• Cara menjadi Sekretaris yang baik/professional?
• Cara berpenampilan menarik untuk menjadi sekretaris?

Yuk kita bahas sama-sama tentang hal diatas

Pengertian Sekretaris

Sekretaris adalah sebuah profesi administrif yang bersifat asisten /mendukung. Gelar ini merunjuk sebuah pekerja kantor yang tugasnya melaksanakan pekerjaan rutin, tugas-tugas administrative, atau tugas-tugas pribadi/langsung dari atasannya.

Fungsi Sekretaris.

• Membantu meringankan tugas-tugas pimpinan, juga sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan
• Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen, sebagai pusat dokumentasi dan menangani informasi untuk pimpinan.
• Sebagai alat komunikasi organisasi/perusahaan menjadi jembatan penghubung.

Peran Sekretaris terhadap atasan.

• Sekretaris berfungsi sebagai perantara komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan/berkomunikasi dengan pimpinan.
• Sekretaris berfungsi sebagai sumber informasi yang dibutuhkan pimpinan dalam memenuhi fungsi,tugas dan tanggung jawab.
• Sekretaris berfungsi sebagai pelanjut keinginan seorang pimpinan terhadap bawahan yang bertujuan pelaksanaan tugas.
• Sekretaris berfungsi sebagai alternative pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
• Sekretaris berfungsi sebagai factor penunjang berhasilnya fungsi, tugas, dan tujuan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.

Peran Sekretaris terhadap bawahan “pimpinan”

• Sekretaris berfungsi sebagai penentu kebijakan bagi pegawai bawahan yang dilakukan secara adil.
• Berfungsi dalam memberikan motivasi bekerja kepada pegawai bawahan sehingga pekrjaan dapat berjalan dalam mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing dalam organisasian atau perusahaan.
• Berfungsi dalam memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan tujuan pekerjaan.
• Menerima pendapat dan urul bawahan dalam berbagai masalah.
• Mengadakan pendekatan kepada pegawai untuk lebih mengarahkan dan mengetahuin kelemahan dan kehendak pegawai bawahan sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan.

Tugas seorang sekretaris

• Tugas khusus.

Seorang sekretaris mengerjakan tugas khusus  oleh pimpinan perusahaan merupakan tugas yang tidak setiap hari dikerjakan. Maksud dari tugas tersebut, hanya dikerjakan apabila ada perintah khusus oleh pimpinan.

• Tugas kreatif

Seorang sekretaris melakukan tugas kreatif atas kehendak diri sendiri tanpa adanya perintah dari pimpinan. Maksud dari tugas ini mempunyai lingkungan tak terbatas dan seseorang sekretaris handal wajib mengerjakan dengan baik.

• Tugas rutin

Tugas rutin ialah tugas seorang sekretaris biasanya dikerjakan setiap hari tanpa adanya perintah dari pimpinan. Contohnya : mengumpulkan surat, dokumen, mengecek surat keluar dan membuat surat untuk klien.

Cara menjadi sekretaris yang baik/professional

• Menampilkan citra perusahaan.

Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan atasan /pimpinan maka sekretaris juga harus memiliki citra perusahaan yang baik.

• Baikdan bertanggung jawab

Sekretaris juga harus ramah,baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya.

• Pandai menjaga rahasia.

Sebagai tangan kanan pimpinan dan selalu mendapat kepercayaan tinggi dari atasan, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan  maupun rahasia pribadi atasan

• Tahu Teknologi

Seorang sekretaris harus pendai mengenai update tentang teknologi  misalnya teknologi informasi.

• Pandai berbicara di depan public

Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan atasannya. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara di depan public  atau pada saat meeting.

Cara berpenampilan bagi seorang sekretaris

Karena profesi sekretaris merupakan profesi yang mengutamakan penampilan, maka dalam hal ini sangat diperlukan penampilan yang baik dan menarik .

Berikut adalah tips dan triknya :

• Membiasakan hidup sehat

Perlu diketahui bahwa pada umumnya tidak ada perusahaan yang menginginkan seorang karyawan yang sakit-sakitan.  Ketika memiliki kesehatan yang baik, tentu akan bisa membuat anda untuk  tetap tampil prima dan tetap merasa leboih baik.

• Tampil secara menarik

Kepribadian yang menarik akan terpancar dari sebuah penampilan yaitu : suatu keadaan lahiriah yang terlihat oleh orang lain.

• Tata cara berdandan sekretaris

Menjadi sekretaris tidak perlu menor dan glamour  agar terlihat menarik. Berdandanlah dengan natural dan disesuaikan dengan waktu dan komposisi dimana anda berada.

• Tata rambut seorang sekretaris

Tata rambut seorang sekertaris harus diperhatikan agar tidak mengganggu saat sedang bekerja. Sekretaris tidak sopan saat harus menyisir rambut dan membenahi rambut di ruang kerja terlebih lagi jika ada tamu atau clien di ruangan tersebut.